Risks can't be avoided as a project manager, so the way to manage a project is to understand all risks involved in your project. Risk management handlar om att identifiera, bedöma och prioritera risker. En enkel Excel-modell räcker ofta långt – och är tillräckligt transparent för styrgrupper, projektägare och team.
På den här sidan beskriver jag den modell jag själv ofta använder som projektledare och chef. Den är medvetet enkel, så att den går att underhålla i verkligheten, inte bara på kickoffen.
Ladda ner mallen
Ladda ner: Excel-mall för riskhantering
Mallen är tänkt som en utgångspunkt – anpassa kolumner, skala och färger efter din organisation.
Steg 1 – Identifiera riskerna
Börja med en ren brainstorm. Målet i detta steg är kvantitet, inte perfekta formuleringar. Ta med:
- Tekniska risker: beroenden, legacy-system, integrationer, datakvalitet.
- Organisatoriska risker: ägarskap, beslutsvägar, resurstilldelning.
- Förändringsrisker: förändringsmotstånd, utbildningsbehov, kultur.
- Externa risker: leverantörer, lagstiftning, ekonomi, andra pågående projekt.
Skriv ner allt i en enkel lista. Försök att formulera varje risk konkret och observerbart, till exempel "Nyckelperson X är inblandad i tre andra projekt och riskerar att inte ha tid till detta" snarare än "resursbrist".
Steg 2 – Bygg Excel-modellen, kolumn för kolumn
I Excel skapar du en tabell med minst följande kolumner:
- Risk ID – löpnummer (R1, R2, R3 …).
- Riskbeskrivning – kort, konkret text.
- Kategori – t.ex. Teknik, Organisation, Process, Extern.
- Ägare – vem har ansvar för att följa upp riskens status.
- Sannolikhet (1–5) – hur troligt är det att riskens händelse inträffar?
- Konsekvens (1–5) – hur stor påverkan får det på tid, kostnad eller kvalitet om den inträffar?
- Riskpoäng – formel:
=[Sannolikhet]*[Konsekvens]. - Åtgärdsstrategi – Avoid / Reduce / Share / Retain.
- Planerad åtgärd – vad ni gör (konkret aktivitet).
- Status – t.ex. Öppen, Pågår, Stängd.
- Kommentar – kort uppföljning, beslut i styrgrupp etc.
Poängen med denna struktur är att du tvingas ge varje risk en ägare och en tänkt åtgärd. En risk utan ägare tenderar att bli kvar på listan tills den inträffar.
Steg 3 – Betygsätt och prioritera
Här använder vi den klassiska formeln Risk = Likelihood × Impact. I praktiken:
- Skatta Sannolikhet på en skala 1–5 (1 = mycket låg, 5 = mycket hög).
- Skatta Konsekvens på en skala 1–5 (1 = marginell, 5 = kritisk).
- Låt Excel räkna ut Riskpoäng (1–25) med en enkel multiplikation.
Sortera listan fallande på Riskpoäng. De översta 5–10 riskerna utgör din primära fokuslista – de är både sannolika och har hög påverkan.
Exempel: tre risker i ett IT-projekt
Anta att du har följande tre risker:
- R1: Nyckelperson saknas under testfasen (Sannolikhet 4, Konsekvens 5, Riskpoäng 20).
- R2: Leverantör försenar API-leverans (Sannolikhet 3, Konsekvens 4, Riskpoäng 12).
- R3: Användare får otillräcklig utbildning (Sannolikhet 3, Konsekvens 3, Riskpoäng 9).
Det blir tydligt att R1 måste hanteras först – till exempel genom att planera backup-resurser eller flytta vissa beroenden, medan R3 kanske kan hanteras genom bättre kommunikation och en justerad utbildningsplan.
Steg 4 – Kategorisera åtgärder
För varje risk väljer du en övergripande strategi:
- Avoidance (eliminera/avstå): ändra lösning eller scope så att risken inte längre finns.
- Reduction (mitigera): minska sannolikhet eller konsekvens med konkreta åtgärder.
- Sharing (överför): flytta risk till annan part, t.ex. genom avtal, försäkring eller outsourcing.
- Retention (acceptera): acceptera risken, men reservera budget/tid och följ upp.
I Excel-mallen används denna kategori både för att sortera listan och för att tydliggöra vad som förväntas av riskägaren. Det gör dialogen i styrgrupp och projektteam mer konkret.
Steg 5 – Skapa ett bubbeldiagram i Excel
För att visualisera riskerna kan du använda ett bubbeldiagram där:
- X-axeln = Sannolikhet
- Y-axeln = Konsekvens
- Bubbelstorlek = Riskpoäng
Praktiskt tillvägagångssätt i Excel:
- Markera kolumnerna för Sannolikhet, Konsekvens och Riskpoäng.
- Välj Infoga → Punktdiagram (X,Y) → Bubbeldiagram.
- Formatera axlarna så att skalan går 1–5 åt båda håll.
- Lägg till dataetiketter med Risk ID (R1, R2 osv.) för tydlighet.
- Markera ett "rött hörn" längst upp till höger (t.ex. risker med poäng ≥ 15) som särskild fokuszon.
Resultatet är en visuell karta där styrgruppen snabbt ser vilka risker som ligger "uppe till höger" och bör prioriteras.
Steg 6 – För in modellen i styrning och uppföljning
Modellen är bara värdefull om den används löpande. Några praktiska principer:
- Gå igenom topp 5–10 risker i varje styrgruppsmöte.
- Uppdatera sannolikhet och konsekvens när åtgärder genomförts.
- Notera beslut i kommentarskolumnen – så blir Excel-arket även en enkel beslutshistorik.
- Behåll även "parkerade" risker med låg poäng – de kan bli viktigare senare.
Begränsningar och vidareutveckling
En enkel Excel-modell kan inte fånga alla aspekter av risk – särskilt inte komplexa beroenden mellan risker, eller dynamiska effekter över tid. Men som gemensam startpunkt för projektägare, styrgrupp och team fungerar den mycket bra.
Vid behov kan modellen utökas med:
- separata riskregister per delprojekt,
- skillnad mellan projekt- och portföljrisker,
- koppling till en central riskdatabas eller ett PMO.
Det viktiga är inte att modellen är perfekt – utan att den används konsekvent och stödjer de beslut du faktiskt behöver fatta.